Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer

Een bedrijf kan enorme schade lijden wanneer er lange betalingstermijnen gelden of de klanten niet op tijd of helemaal niet betalen. Een klant wordt ook wel een debiteur genoemd. Met een goed debiteurenbeleid kan dat risico echter wel behoorlijk beperkt worden. Als een debiteur na vormen van vriendelijke herinneringen tot ernstige aanmaningen niet tot betalen te bewegen is, kan men natuurlijk de hulp van een deurwaarders- of incassobureau inroepen. Het is echter wel van belang dat er duidelijke voorwaarden in het spel zijn; er zijn ook belangrijke tips die uw aandacht verdienen als u een solide debiteurenbeheer voor ogen stelt.

Voorwaarden

Een factuur wordt niet altijd betaald op de uiterste daartoe afgesproken datum. Voorop staat dat de voorwaarden omtrent betaling van facturen wel nauwkeurig omschreven staan, zodat daar eventueel op teruggevallen kan worden. Het is van groot belang dat het bedrijf een document met algemene voorwaarden heeft op basis waarvan zaken gedaan worden. Bovendien moet bij een verkooptransactie de klant terdege bekend zijn gemaakt met de levering op basis waarvan de transactie plaatsvindt. De leverings- en betalingsvoorwaarden behoren deel uit te maken van de algemene voorwaarden. Opgestelde algemene voorwaarden kunnen een preventieve werking hebben, want in leverings- en betalingsvoorwaarden worden immers betalingstermijnen vermeld, evenals incassobedingen. De voorwaarden staan vaak vermeld achterop het briefpapier van een offerte, orderbevestiging of factuur. In geval van webwinkels wordt de koper ook vrijwel altijd geconfronteerd met het accoord moeten bevinden van de algemene voorwaarden, alvorens de deal afgehandeld kan worden.

Tips

Hoe beweegt u uw klanten ertoe te betalen? • Wanneer er een duidelijke betalingstermijn vastligt, waaraan de klant gehouden kan worden, bijvoorbeeld vanwege de algemene voorwaarden, moet zodra deze termijn overschreden wordt, contact opgenomen worden. Het vriendelijkst is de klant op te bellen en zo te proberen er achter te komen waarom er niet op tijd betaald is.

• Wijk niet af van de afgesproken betalingstermijn.

• Maak liefst gebruik van een standaard formulier voor herinneringen en aanmaningen

• Het is raadzaam uw betalingsherinneringsbrief niet een ´eerste herinnering´ te noemen, omdat dat automatisch de verwachting uitlokt dat er na verloop wel een tweede komt.

• In een groter bedrijf is het aan te bevelen een vaste ‘debiteurenjager’ aan te stellen die het debiteurenbeheer op zich neemt. Dat schept aan alle kanten vaak meer overzicht. Iemand die zich regulier hiermee bezighoudt, krijgt meer inzicht in het betalingsgedrag van een klant.

• Betalingsregelingen die met een klant worden afgesproken, zouden schriftelijk bevestigd moeten worden. Het moet goed bijgehouden worden wanneer een klant is herinnerd aan een betaling en eventueel aangemaand. Gemaakte betalingsafspraken moeten geregistreerd worden. Zijn afgesproken data zonder resultaat, dan is het opnieuw tijd voor actie.

Factoring

Debiteurenbeheer kan ook uitbesteed worden. Er bestaan factormaatschappijen, net als banken, aan wie het gehele debiteurenbestand van een bedrijf overgedragen kan worden. Zo’n factormaatschapij, ook wel factor genoemd, neemt dan het risico van wanbetaling door uw debiteuren over, natuurlijk tegen een door u te betalen vergoeding. Een factormaatschappij is prima in staat de kwaliteit van debiteuren te bepalen en eventueel op basis daarvan voorschotten te verlenen. In zulke gevallen ontvangt u meteen al bijvoorbeeld meer dan de helft van het factuurbedrag. Factors hebben over het algemeen veel meer kans van welslagen bij het innen van factuurbedragen.

Rente

Betaalt de klant niet op tijd, volgens de standaard voorwaarden of zoals misschien afwijkend overeengekomen, dan mag er rente in rekening gebracht worden. In de algemene voorwaarden zou zo’n boeterente standaard opgenomen kunnen worden, zodat daarnaar verwezen kan worden in geval van problemen. Het is niet echt nodig, noch verplicht.

Copyright 2018 boekhouding-boekhouder.nl